«Саран қаласының мемлекеттік архиві» КММ –сі Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы бекітілген «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» № 326-І Заңын басшылыққа алады. Олардың негізгі мақсаты – Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, ведомстволық архивтерге әдістемелік көмек көрсету, жеке және заңды тұлғалардың сұраныстарын орындау болып табылады.
2024 жылға арналған жылдық жоспар бойынша архив қызметінің бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштерін орындау мақсатында біраз жұмыстар атқарды.
Архивтің қор каталогы бойынша 235 қор бар, оның ішінде тұрақты сақталатын -78 қор, жеке құрам бойынша – 155 қор, жеке тектік бойынша – 2 қор сақталуда. Архивтің төлқұжаты бойынша барлығы -118082 құжат бар. Оның ішінде тұрақты сақталатын – 32669 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша 84870 сақтау бірлігі, жеке тектік бойынша -262 сақтау бірлігі, фото құжат – 200 сақтау бірлігі, бейне құжат – 14 сақтау есебі бар.
Есептік кезеңде Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету мақсатында қағаз негізіндегі 155 істің 12546 құжат парағы қалпына келтіріліп (реставрацияланды), 78 сақтау бірлігі тігілді. Сонымен қатар, архивте басқарушылық құжаттар бойынша – 48 сақтау бірілігі, 12768 парағына физикалық және санитарлық биологиялық жай - күйі тексерілді.
Мемлекеттік архив жекелеген мекемелердің ведомстволық архивтердің жұмысына да көңіл бөледі. Жинақтау көздерінің тізіміне жататын 39 мекемелер мен ұйымдар және кәсіпорындарының жеке архивтерінің қалыптастыруын, құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету, 4 мекеме істер номенклатурасын келістіріп, 5 мекемеге іс қағаздарының дұрыс ресімделуіне сәйкес, әдістемелік – тәжірбиелік көмек көрсетті.
Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының қалыптастыруда заңды тұлғалардан басқармалық құжаттамадан - 117 сақтау бірлігі, фотоқұжат - 17 сақтау бірлігі, бейне құжаттан -1 сақтау есебі, жеке тектік құжаттардан – 67 сақтау бірлігі жеке құрам бойынша – 265 сақтау бірлігі мемлекеттік сақтауға қабылданды.
Құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына басқармалық құжаттамадан - 117 сақтау бірлігі, жеке тектік қор - 67 сақтау бірлігі, фотоқұжат -17 сақтау бірлігі, бейнеқұжат – 1 сақтау есебі, жеке құрам бойынша – 265 сақтау бірлігі бекітіліп енгізілді.
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану жұмыстары бойынша архивте жалпы - 61 іс-шара өткізілді. Оның ішінде: 3-көрме, 7-семинар, 2-кездесу, 20-дөңгелек үстел, 7-сабақ, 7-мақала, 4-есік ашық күні, басқада – 11 іс-шаралар өткізілді.
Сонымен қатар, «Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша архивтік анықтаманы қалай алуға болады?» атты бейнеролик жасалды, ол қала әкімшілігінің орталық көшесінде LED-экранда 3 ай бойы халыққа ақпараттық хабарландыру бойынша орналастырылды.
«Архивтік анықтама, архивтік құжаттардың көшірмелерін және архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметін 2020 жылғы 29 мамырдағы Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің №159 бұйрығымен бекітілген «Архив ісі саласында мемлекеттік қызметтер көрсету» қағидасы бойынша жүзеге асырады.
Мемлекеттік қызмет көрсету жұмысы 3 бағытта көрсетіледі:
- Архив кеңсесі арқылы;
- Азаматтарға арналған үкімет «Мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамы арқылы;
- Электрондық үкімет веб-порталы арқылы. Өтініштер архив кеңсесі арқылы келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күні ішнде беріледі. Жылына Қазақстанда ғана емес, алыс – жақын шет елдерден 2000-3000-ға тарта әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық сұраныстар түсіп уақытылы орындалады. Архивке азаматтардың зейнеткерлікке шығу үшін еңбек өтілін, еңбек ақыны есептеу, үй құжаттары, жер бөлу, қала әкімінің өкімі, шешімдерінің және сот құқық қорғау органдарынан т.б. өтініш түрлері жиі келіп түседі. Мекемеде цифрлық технологияларды пайдалану мақсатында, электрондық үкімет веб порталы арқылы, электрондық қызмет алу үшін азаматтарға өзіне-өзі қызмет көрсету бұрыштары орналастырылған. Архив анықтамаларын беру бойынша жеке және заңды тұлғаларға электронды қызмет көрсетуде «Бірыңғай құжаттардың электрондық архиві» ақпараттық жүйесінің «Архивтік анықтама» модулінде сұраныстар тіркеліп, электрондық мемлекеттік қызмет көрсетіледі.
2024 жылғы әлеуметтік - құқықтық сипаттағы жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен сұраныстарды орындау жұмыстарының көрсеткіштері бойынша 2255 сұраныс келіп түскен. Оның ішінде:
2024 жылы барлығы 2255 мемлекеттік қызмет көрсетілді, оның ішінде:
- Мемлекеттік корпорация (ХҚКО) арқылы - 23;
- электрондық үкімет порталы (Egov) арқылы – 1178;
- қағаз жеткізгіште-1054(физика-622, юр.- 432).
Есептік кезеңде келіп түскен 2255 сұраныстың оның ішінде: оң нәтижелі -1982 сұраныс, теріс нәтижелі -273 сұраныс, бейінді емес - 0 сұраныс. Теріс нәтижелі түскен сұраныстар бойынша құжаттары мемлекеттік сақтауға өтпеген.
Тақырыптық сипаттағы сұраулар түскен жоқ. ТМД елдерінен орындалған сұраныстар – 402. Қазақстан бойынша- 1853. 2024 жылы есепті кезеңде мемлекеттік қызметтер көрсету кезінде бас тартулар болған жоқ. Мемлекеттік қызмет көрсету сапасына белгіленген мерзімдерді бұзу, шағымдар болған жоқ. Мемлекеттік қызметтер көрсетуді бақылау жөніндегі жұмыс тұрақты бақыланады. Архив құжаттарынан алынған өзекті тақырыптар бойынша бұқаралық ақпараттық құралдары арқылы Қазақстан архивтер журналына, Саран газеттеріне мақала дайындап шығарады, көрмелер кездесулер ұйымдастырылады. Жыл сайын Саран қаласының прокуратурасымен бірлескен «Сыбайлас жемқорлыққа жол жоқ» атты дөңгелек үстелдер, «AMANAT» партиясымен мемлекеттік қызмет көрсету жұмыстары бойынша ашық есік күні өткізіліп отырады. Архивтік анықтамаларды алуда мемлекеттік қызметтің сапалы және уақытылы қызмет көрсетуде тоқсан сайын ХҚКО – мен бірлесіп семинарлар, ашық диалог, халыққа түсіндіру жұмыстары бойынша буклеттер таратылады. Саран қаласының ақпараттық archivsaran.kz сайты үнемі жұмыс істеп, жүйелі түрде ақпарат пен хабарламалармен толықтырылып тұрады. Ресейдің Омск және Томск және т.б. архивтерінің сайт арқылы архивтік құжаттарынан алуда тәжірибелік алу жұмыстарымен алмасуда. Биыл (Arhivsaran.kz) сайтында барлық қаралған сандар саны- 13731 құрады.
Қазіргі таңда архив саласында атқарылып жатқан жұмыстардың бірі - электрондық архив жүйесі. Электронды архивтің негізгі міндеті – еліміздің архив қорындағы құжаттарды жинақтау, тізімге алу, сақтау және пайдалану секілді архив қызметінің негізгі бағыттарын ақпараттандыру. Яғни, тиісті бағдарлама бойынша архивтегі құжаттар сандық форматқа енгізіледі. Бұл бағдарлама 2020 жылдан бастап біздің архивімізде қолданысқа енгізілді. Кеше мен бүгінгіні салыстырмалы түрде қарасақ, жұмыс жасау жылдамдығы мен тиімділігі арта түсуде. Архивте жоғары жылдамдықты сканерлермен жабдықталып, құжаттар сандық жүйеге қосылуда. Қандай да бір мекемеден немесе жеке адамдардан сұраныс түскен кезде құжаттарды сөрелерден іздеп жүрмейді. Егер белгілі бір азамат туралы мәлімет керек болса, компьютерден іздеп тауып алуға мүмкіндік туады. Бұрын бір құжатты табу үшін көп уақыт кететін болса, бүгінде электронды жүйені қолдану арқылы жұмыс жеңілдеп, уақыт үнемделетін болады. Архив құжаттарын цифрлық форматқа көшіру – өңірдің тарихы үшін, ертеңгі болашағымыз үшін аса маңызды. Сондықтан біз бағдарламаны жүзеге асыру барысында құжаттарды сапалы түрде сақтап, қоғамға тиімді жолмен, әрі оңай ақпарат бере алуымыз керек.
Саран қаласының мемлекеттік архиві Е-Архив жүйесіндегі «Толықтыру көзі», «Қорлар», «Қор істері», «Байқау істері» бөлімдеріне құжаттарды цифрлық форматқа өткізіп, жүйеге енгізу жұмыстарын қарқынды жүргізуде.
Архив және болашақ ұрпақ» республикалық жобасы (экскурсия) 2024 жылғы 19-20 қыркүйек күндері Саран қаласының Абай атындағы жалпы білім беретін мектебі мен №7 мектеп-интернаты мекемелерінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және Ақпарат министрлігінің бастамасымен өткізілді.
Архив қызметкерлерін «Архивистер күніне» орай салтанатты іс-шара облыстық басқармада өткізілді. Сонымен қатар Саран қаласы әкімінің алғыс хаттарымен марапатталды.
2024 жылы облыстық бюджеттен Саран қаласының архивінде 57 млн 929 мың теңге игерілді.
Архив қызметкерлері архив қызметінің барлық бағыттары бойынша белсенді жұмыстар атқаруда. Архив қызметі саласында ел игілігі үшін жасалатын жұмыстар алдағы уақытта жылдық жоспарға сай жалғаса бермек.
А. Кулжанбеков,
Саран қаласының мемлекеттік
архив басшысы
