«Саран қаласының мемлекеттік архиві» КММ –сі Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы бекітілген «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» № 326-І Заңын басшылыққа алады. Оның негізгі мақсаты – Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, ведомстволық архивтерге әдістемелік көмек көрсету, жеке және заңды тұлғалардың сұраныстарын орындау болып табылады.
2025 жылға арналған жылдық жоспар бойынша архив қызметінің бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштерін орындау мақсатында біраз жұмыстар атқарылды.
Архивтің қор каталогы бойынша 236 қор бар, оның ішінде: тұрақты сақталатын -78 қор, жеке құрам бойынша – 155 қор, жеке тектік бойынша – 2 қор сақталуда. Архивтің төлқұжаты бойынша барлығы -118394 құжат бар. Оның ішінде: тұрақты сақталатын – 32919 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша 84909 сақтау бірлігі, жеке тектік бойынша -352 сақтау бірлігі, фото құжат – 200 сақтау бірлігі, бейне құжат – 14 сақтау есебі бар.
Есептік кезеңде Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету мақсатында қағаз негізіндегі 89 істің 14686 құжат парағы қалпына келтіріліп (реставрацияланды), 52 сақтау бірлігі тігілді. Сонымен қатар, архивте басқарушылық құжаттар бойынша – 57 сақтау бірілігі, 103 парағына физикалық және санитарлық биологиялық жай - күйі тексерілді.
Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының қалыптастыруда заңды тұлғалардан басқармалық құжаттамадан - 250 сақтау бірлігі, жеке тектік құжаттардан – 23 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша – 39 сақтау бірлігі мемлекеттік сақтауға қабылданды.
Құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына басқармалық құжаттамадан - 250 сақтау бірлігі, жеке тектік қор - 23 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша – 39 сақтау бірлігі бекітіліп енгізілді.
Саран қаласының мемлекеттік архиві тек өз қызметімен шектелмей, жекелеген мекемелердің ведомстволық архивтерінің жұмысына да ерекше көңіл бөледі. Жинақтау көздерінің тізіміне кіретін 39 мекеме, ұйым және кәсіпорынның жеке архивтерінің құрылуын қамтамасыз етіп, құжаттарының дұрыс сақталуына ерекше назар аударады.Сонымен қатар дереккөзі болып табылатын 55 мекеменің істер номенклатурасы келісілді, 40-қа жуық мекемеге іс қағаздарының дұрыс ресімделуіне сәйкес әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетті. Мұндай жұмыстар ведомстволық архивтердің сапалы қызмет көрсетуіне және құжаттардың сенімді сақталуына мүмкіндік береді.
Қазіргі таңда архив саласындағы маңызды бағыттардың бірі – электрондық архив жүйесін енгізу және дамыту болып табылады. Электронды архивтің негізгі міндеті – еліміздің архив қорындағы құжаттарды жинақтау, тізімге алу, сақтау және пайдалану үдерістерін ақпараттандыру. Осы мақсатта архив құжаттарын сандық форматқа көшіру жұмыстары арнайы бағдарлама аясында кезең-кезеңімен жүзеге асырылуда. Аталған жүйе 2020 жылдан бастап біздің архивте қолданысқа енгізіліп, бүгінгі күнге дейін жүйелі түрде дамытылуда. 2025 жылға арналған цифрландыру жоспары бойынша атқарылған жұмыстардың нәтижесінде 1615 құжат, 46 816 парақ сандық форматқа көшірілді. Бұл архив қызметінің сапасын арттырып, келешекте халыққа көрсетілетін қызметтердің қолжетімділігін одан әрі жақсартуға мүмкіндік береді. Архив құжаттарын цифрлық форматқа көшіру – өңірдің тарихы үшін, ертеңгі болашағымыз үшін аса маңызды.
Архив мекемесі Е-Архив ақпараттық жүйесінің толықтыру көзі, қорлар, қор істері, бөлімдеріне құжаттарды цифрлық форматқа көшіру және оларды жүйеге енгізу жұмыстарын қарқынды түрде жүргізіп келеді. Сонымен қатар, архив құжаттарынан алынған өзекті тақырыптар бойынша бұқаралық ақпараттық құралдары арқылы Қазақстан архивтер журналына, қалалық газеттерге мақала дайындап шығарады, көрмелер кездесулер ұйымдастырылады. Саран қаласының ақпараттық archivsaran.kz сайты үнемі жұмыс істеп, жүйелі түрде ақпарат пен хабарламалармен толықтырылып тұрады. Ресейдің Омск және Томск және т.б. архивтерінің сайт арқылы архивтік құжаттарынан алуда, тәжірбиелік алу жұмыстарымен алмасуда. Биыл arhivsaran.kz сайтында барлық қаралған беттер саны - 15565-ті құрады.
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану жұмыстары бойынша архивте жалпы - 61 іс шара өткізілді. Оның ішінде: 2-көрме, 8-семинар, 6-мақала, 8-кездесу, 14-дөңгелек үстел, 8-ішкі ережелерге байланысты сабақ, 3-есік ашық күні және басқа да 12 іс-шара өткізілді. Жыл сайын Саран қаласының прокуратурасымен бірлескен «Сыбайлас жемқорлыққа жол жоқ!» атты, Саран қаласы ІІБ КҚПБ полициясымен «Интернеттегі алаяқтықпен күрес» атты дөңгелек үстелдер, Саран қаласының тілдерді дамыту орталығымен бірлесіп «Аударма мәдениеті, ресми құжат сауаттылығы, мемлекеттік тілде іс жүргізу негіздері» тақырыбында қалалық семинар өтті. Семинар жұмысына қала аумағындағы 40 мекеменің мамандары қатысты. Саран қаласының қоғамдық кеңесінің төрағасы С.К. Тлекбаев, «Amanat» партиясының төрағасы Н.С.Тажибаева және қала депутаттарының қатысуымен архив жұмысының есебі тыңдалды.
Қазақстан Республикасының Президенті Қасым-Жомарт Тоқаевтың 2025 жылды «Жұмысшы мамандықтары жылы» деп жариялауына орай, Саран қаласының мемлекеттік архивінде қаланың Құрметті азаматтары: Токушева Жұмабике Мұхаметжарқызы мен Жанат Ашимович Ашимовтың жеке тектік қорларының салтанатты ашылу рәсіміне қала әкімдігінің өкілдері, архив қызметкерлері, қоғамдық ұйым мүшелері, қала қонақтары және бұқаралық ақпарат құралдарының өкілдері қатысты. Сонымен қатар 2025 жылдың 19-20 қыркүйек күндері Саран техникалық колледжі мен №7 мектеп-интернаты мекемелерінде «Архив және болашақ ұрпақ» республикалық жобасы (экскурсия) өткізілді. «Архивистер күніне» орай Саран қаласының мемлекеттік архивінің қызметкерлері кәсіби мерекеге байланысты Саран қаласы әкімінің Алғыс хаттарымен марапатталды.
Мемлекеттік қызмет
көрсету жөніндегі ақпарат
«Архивтік анықтама, архивтік құжаттардың көшірмелерін және архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметін 2020 жылғы 29 мамырдағы Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің №159 бұйрығымен бекітілген «Архив ісі саласында мемлекеттік қызметтер көрсету» қағидасы бойынша жүзеге асырады.
Мемлекеттік қызмет көрсету жұмысы 3 бағытта көрсетіледі:
- Архив кеңсесі арқылы;
- Азаматтарға арналған үкімет «Мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамы арқылы:
- Электрондық үкімет веб порталы арқылы. Өтініштер архив кеңсесі арқылы келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күн ішінде беріледі. Жылына Қазақстанда ғана емес, алыс – жақын шет елдерден 2000-3000-ға тарта әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық сұраныстар түсіп уақытылы орындалады. Архивке азаматтардың зейнеткерлікке шығу үшін еңбек өтілін, еңбек ақыны есептеу, үй құжаттары, жер бөлу, қала әкімінің өкімі, шешімдерінің және сот құқық қорғау органдарынан т.б. өтініш түрлері жиі келіп түседі. Мекемеде цифрлық технологияларды пайдалану мақсатында, электрондық үкімет веб порталы арқылы, электрондық қызмет алу үшін азаматтарға өзіне-өзі қызмет көрсету бұрыштары орналастырылған. Архив анықтамаларын беру бойынша жеке және заңды тұлғаларға электронды қызмет көрсетуде «Бірыңғай құжаттардың электрондық архиві» ақпараттық жүйесінің «Архивтік анықтама» модулінде сұраныстар тіркеліп, электрондық мемлекеттік қызмет көрсетіледі.
2025 жылғы әлеуметтік - құқықтық сипаттағы жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен сұраныстарды орындау жұмыстарының көрсеткіштері бойынша 2600 сұраныс келіп түсіп, мемлекеттік қызмет көрсетілді. Оның ішінде:
- Мемлекеттік корпорация (ХҚКО) арқылы-4;
- электрондық үкімет порталы (Egov) арқылы – (1597 жеке-1581, заңды-16);
- қағаз жеткізгіште-999 (жеке-332, заңды- 667).
Есептік кезеңде келіп түскен 2600 сұраныстың: оң нәтижелі -2030 сұраныс, теріс нәтижелі -254 сұраныс, бейінді емес -0 сұраныс. Теріс нәтижелі түскен сұраныстар бойынша құжаттары мемлекеттік сақтауға өтпеген.Тақырыптық сипаттағы сұраулар түскен жоқ. ТМД елдерінен орындалған сұраныстар – 195. Қазақстан бойынша- 2395. 2025 жылы есепті кезеңде мемлекеттік қызметтер көрсету кезінде бас тартулар болған жоқ. Мемлекеттік қызмет көрсету сапасына белгіленген мерзімдерді бұзу, шағымдар болған жоқ сондай-ақ мемлекеттік қызметтер көрсету заң шеңберінде бақыланады.
Сонымен қатар мемлекеттік қызмет көрсету жұмыстары бойынша өткен іс-шаралар: «Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша архивтік анықтаманы қалай алуға болады?» тақырыбында бейнеролик дайындалып, бір ай бойы қаланың орталық көшесіндегі LED-экранда ақпараттық хабарландыру ретінде көрсетілді. «Amanat» партиясымен мемлекеттік қызмет көрсету жұмыстары бойынша ашық есік күні өткізіліп отырады. Архивтік анықтамаларды алуда мемлекеттік қызметтің сапалы және уақытылы қызмет көрсетуде тоқсан сайын ХҚКО – мен бірлесіп семинарлар, ашық диалог, халыққа түсіндіру жұмыстары бойынша буклеттер таратылады.
Мекемеге бөлінген қаржы 2025 жылы облыстық бюджеттен Саран қаласының мемлекеттік архивіне 67 млн 750 мың теңге қаржы бөлініп, толықтай игерілді. Оның ішінде 56 млн 908 мың теңге архив қызметкерлерінің еңбекақысын төлеуге бағытталды, 4 млн 500 мың теңге нысанды күзетпен қамтамасыз етуге жұмсалды. Қалған 6 млн 342 мың теңге архивтің күнделікті қызметіне қажетті электр энергиясы, су, жылу төлемдері, сондай-ақ өзге де құрал-жабдықтар мен ағымдағы шығындарды өтеуге пайдаланылды.
Архив қызметкерлері барлық бағыттар бойынша белсенді жұмыс атқаруда. Ел игілігі үшін жүргізілетін архивтік жұмыстар алдағы уақытта да жылдық жоспарға сәйкес жалғасын табатын болады.
Айдын Кулжанбеков,
Саран қаласының
мемлекеттік архив басшысы
